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POLÍTICA DE TRATAMIENTO DATOS PERSONALES

NOTA PRELIMINAR

El presente documento consagra las políticas de tratamiento de los datos personales de personas naturales en Alfa Trading S.A.S., en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y sus decretos reglamentarios (o cualquier otra norma que reglamente, adicione, ejecute, complemente, modifique, suprima o derogue a la Ley 1581 de 2012) y el Decreto Reglamentario 1074 de 2015.

1. RESPONSABLE DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS

Alfa Trading S.A.S. es responsable del Tratamiento de datos personales sobre los cuales decida de forma directa y autónoma.
Domicilio: Bogotá D.C. Calle 23 # 116-61 Bodega 1.
País: Colombia
Dirección: Calle 23 # 116-61 Bodega 1 Parque Industrial Puerto Central
Barrio Fontibón Atahualpa
Correo electrónico: protecciondedatos@alfatrading.com.co
Teléfono: 428 3966 Ext. 163

2. TRATAMIENTO DE LOS DATOS Y FINALIDAD DE LOS MISMOS

2.1. Cuando no se Cuenta con la Autorización

Cuando no se cuente de manera expresa con la autorización para la recolección de los datos personales, Alfa Trading S.A.S. se abstendrá de recolectarlos, almacenarlos, organizarlos, usarlos, circularlos, transmitirlos o transferidos para cualquier finalidad; lo anterior en pro de salvaguardar los derechos de los titulares de la información.

2.2. Cuando se Cuenta con la Autorización

Los datos personales son recolectados, almacenados, organizados, usados, trasmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y en general, gestionados de acuerdo y en proporción a la autorización dada para este fin.

2.3. Tratamiento de datos sensibles

Alfa trading S.A.S., aplicará las limitaciones legales al tratamiento de datos sensibles, por lo cual se asegurará que:

a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado.

c) En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

d) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.

e) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

f) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento se adoptará las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

2.4. Tratamientos de datos personales de niñas, niños y/o adolescentes:

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y/o adolescentes que no sean de naturaleza pública cumplirá con los siguientes parámetros y requisitos en su tratamiento:

a) Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
c) Valoración de la opinión del menor cuando este cuente con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Cumplidos los anteriores requisitos, se solicitará autorización para el tratamiento de datos al representante legal del niño, niña o adolescente.

2.5. Finalidades de los Tratamientos

La información personal que es tratada en Alfa Trading S.A.S. tiene las siguientes finalidades, según cada grupo de interés:

Trabajadores, contratistas, prestadores de servicios y/o beneficiarios: Relacionamiento, comunicación, registro (hoja de vida, seguridad social, pensional y de historia laboral), organización, actualización, procesamiento de liquidaciones y prestaciones sociales, capacitación, reporte, estadística, planeación, mejora, análisis, auditoría, defensa jurídica y gestión de las actuaciones laborales, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan los trabajadores y sus familiares y/o beneficiarios, y los contratistas prestadores de servicios con Alfa Trading S.A.S.

Clientes: Relacionamiento, comunicación, registro, acreditación, consolidación, organización, actualización, atención, tramitación (solicitudes, peticiones, quejas y reclamos), defensa jurídica y gestión de las actuaciones, estadísticas, encuestas de satisfacción, segmentación, comercialización y mercadeo, facturación, tributación, informaciones, propiedad industrial, protección de la competencia, control y actividades en las cuales se relacionan o vinculan los clientes con Alfa Trading S.A.S.

Proveedores y sus trabajadores y contratistas: Contratación (Vinculación, control, terminación, cierre o liquidación de contratos), Comunicación, registro, consolidación, actualización, tramitación (solicitudes, peticiones, quejas y reclamos), control, acreditación, aseguramiento, estadística, reporte, mantenimiento, interacción, liquidaciones, contabilización, tributación, pagos, defensa jurídica y gestión de las actuaciones, informaciones, propiedad industrial, y actividades en las cuales se relacionan o vinculan a los proveedores y sus trabajadores y contratistas con Alfa Trading S.A.S.

La finalidad de la recolección de la información de cada una de las partes con las cuales existe una relación contractual, ya sea comercial o laboral, es para dar cumplimiento a los requisitos legales que son aplicables a la organización para el desarrollo de su objeto social.

2.6. Vigencia de las Bases de Datos.

Las bases de datos tendrán una vigencia por el término de la relación contractual con cada una de las partes y en concordancia por lo que determine la ley.

3. DERECHOS DE LOS TITULARES

En Alfa Trading S.A.S. los titulares tienen los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado en los términos de la Ley 1581 de 2012 o cualquier norma que la modifique.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento.

c) Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la autoridad de protección de datos personales de Colombia quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen).

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Autoridad de Protección de Datos Personales de Colombia haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen) y/o a la Constitución.

La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos o el responsable tenga el deber legal o contractual de continuar con el tratamiento.

4. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS.

El titular puede ejercer sus derechos a través de los siguientes medios:

Canal virtual: protecciondedatos@alfatrading.com.co
Personal: carta física radicada en la dirección autorizada para recibir notificaciones Calle 23 # 116-61 Bodega 1 Parque Industrial Puerto Central.
Área responsable: Líder Jurídico
Teléfono: 4283966 Ext. 163

5. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS

Alfa Trading S.A.S., Implementará a partir de la fecha el siguiente procedimiento, el cual se integra al Sistema de Gestión de Calidad de la compañía, por medio del cual se busca garantizar a los titulares de la información que haya sido entregada, que esta será manejada con toda la reserva requerida y para los fines establecidos.

6. PROCEDIMIENTO TITULARES DE LA INFORMACION EN ALFA TRADING S.A.S.

OBJETO: Establecer los lineamientos para que el titular de la información contenida en las bases de datos de Alfa Trading S.A.S. pueda ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar, revocar y suprimir cualquier información que haya sido entregada, conforme lo estipula la norma.

ALCANCE: Los Titulares podrán en todo momento solicitar al responsable o encargado la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

a) CONSULTAS:
Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en LA COMPAÑÍA Alfa Trading S.A.S., quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales Alfa Trading S.A.S. garantiza:
Acusar recibo de la comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

 Los canales autorizados para formular las consultas escritas son los siguientes:

o Físicamente: La calle 23 # 116-61 Bodega 1 Parque Industrial Puerto Central, dirigida al Líder Jurídico. Horario de atención 8.00 A.M. a 5:00 P.M de lunes a viernes en jornada continua.
o Al correo electrónico, protecciondedatos@alfatrading.com.co en horario de 8:00 A.M. a 5:00 P.M. de lunes a viernes en jornada continua, Cualquier solicitud al respecto radicada en horario no hábil se entenderá y dará recibida al día hábil inmediatamente siguiente.

 La petición deberá contener la siguiente información:

o Nombre completo y apellidos del solicitante (Titular o su causahabiente)
o Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto)
o Medios para recibir respuesta a su solicitud
o Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información) y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
o Firma (si aplica) y número de identificación.
o En caso tal de actuar como apoderado, deberá allegarse con reconocimiento de firma ante Notario y acreditar derecho de postulación.

b) RECLAMOS

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante ALFA TRADING SAS, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida al correo electrónico proteccióndedatos@alfatrading.com.co o mediante comunicación escrita dirigida al departamento jurídico-LIDER JURIDICO a la dirección Calle 23 No. 116-31 Bodega 1 del Parque Industrial Puerto Central en Bogotá.

2. El reclamo deberá contener la pretensión puntual del titular, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

3. Una vez recibido el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

4. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

c) PETICION DE ACTUALIZACION O RECTIFICACION:

Alfa Trading S.A.S. rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual se tendrá en cuenta:

1. El titular deberá allegar la solicitud al correo electrónico protecciondedatos@alfatrading.com.co en el horario de lunes a viernes de 8 AM a 5 P.M. indicando la actualización y/o rectificación a realizar y aportará la documentación que sustente su petición.
2. Alfa Trading S.A.S. podrá habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho al titular, siempre y cuando éstos lo beneficien. En consecuencia, se podrán habilitar otros horarios para radicación electrónica, los cuales serán informados en el aviso de privacidad y se pondrán a disposición de los interesados en la página web.

d) PETICION DE SUPRESIÓN DE DATOS:

El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar su supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos:

a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por ALFA TRADING SAS. Sin embargo, este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia LA UNIVERSIDAD podrá negar el ejercicio del mismo cuando:

a. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
c. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

7. SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO

El incumplimiento total o parcial de lo establecido en la presente política, podrá dar lugar a la violación de la Ley y de las normas disciplinarias respectivas, con las consecuencias que se deriven de tales incumplimientos o violaciones y se sancionara además internamente al funcionario conforme lo dispone el Reglamento Interno de Trabajo.

8. AUTORIZACIÓN

Exceptuando los casos definidos en la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen), en los casos en que se requiera contar con la autorización previa del titular, Alfa Trading S.A.S. la solicitará a más tardar al momento de la captura de la información. La autorización deberá ser expresa e informada en el sentido de incluir las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento, y obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

9. POLÍTICAS

En Alfa Trading S.A.S., se establecen las siguientes directrices generales:

a) Registrar las bases de datos en el registro nacional de bases de datos -RNBD- en cumplimiento a lo establecido en la ley 1581 de 2012.

b) El representante legal, el administrador delegado y los funcionarios operativos responsables del tratamiento de las bases de datos reportaran las bases de datos con información personal que administren, informarán las novedades de su administración y reportaran nuevas bases de datos.

c) Implementar procedimientos para garantizar el cumplimiento de su política de tratamiento de información Personal.

d) El incumplimiento de las políticas de tratamiento de la información acarreara las sanciones disciplinarias estipuladas en el reglamento interno de trabajo.

e) Los encargados del tratamiento de las bases de datos deberán mantener seguridad en el almacenamiento y acceso a la información personal que administran.

f) Implementar aviso de privacidad en el momento de recolectar información personal.

g) Los procedimientos requeridos para el cumplimiento de esta norma son el manual de políticas de seguridad de la información y el manual de procedimientos de seguridad de la información.

h) Cumplir con toda la normatividad legal vigente colombiana que dicte disposiciones para la protección de datos personales.

10. VIGENCIA

La presente actualización de POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS, rige a partir de su firma y promulgación, es decir al día 7 de marzo de 2024.

En efecto esta POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES se publica en el sitio oficial de Alfa Trading S.A.S., www.alfasafecolombia.com.

11. PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, los datos personales serán eliminados de las bases de datos.

12. FORMATOS Y REGISTROS UTILIZADOS PARA EL MANEJO DE LA INFORMACIÓN

a. FR-PC 004 INSCRIPCION YO ACTUALIZACION PROVEEDORES EXTERNOS
b. FR-FC 024 CREACIÓN YO ACTUALIZACIÓN CLIENTES LINEA INSTITUCIONAL
c. FR-FC 035 CREACIÓN YO ACTUALIZACIÓN CLIENTES LINEA DISTRIBUIDORES
d. FR-FC 036 CREACIÓN YO ACTUALIZACIÓN CLIENTES LINEA CONSUMO
e. FR-TH 039 ACTUALIZACIÓN DE DATOS PERSONALES
f. FR-TH 066 AUTORIZACION TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los anteriores formatos hacen parte del Sistema de Gestión de Calidad.

La presente POLITICA DE TRATAMIENTO DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES fue actualizada, revisada y aprobada por el Sub Gerente General de ALFA TRADING S.A.S. previa presentación por parte de sus colaboradores y en consecuencia firman, así

OSCAR LEONARDO ANGEL TURMEQUE
Sub Gerente General
Alfa Trading S.A.S.